Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 17 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata Speechier, para qué, con quién los comparte y cómo puede ejercer sus derechos. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

1. Quién es responsable

Speechier es un servicio de Gabriel Alejandro Lecointere Moreno, NIT 700.324.077-7, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia. Correo: contacto@speechier.com.

Speechier actúa en dos calidades distintas:

• Encargado del tratamiento de los datos de los clientes, contactos y prospectos de cada agencia de seguros que usa el servicio. La agencia es la responsable de esos datos: decide qué datos carga o registra y para qué se usan, y Speechier los trata por cuenta de ella y siguiendo sus instrucciones.
• Responsable del tratamiento de los datos de las personas que usan la plataforma en nombre de una agencia (sus asesores y administradores).

2. Qué datos tratamos

Datos de los clientes de las agencias, que la agencia carga desde los reportes de la aseguradora:

• Nombre, tipo y número de documento de identidad y número de teléfono celular.
• Pólizas: número, ramo, vigencia, prima y estado.
• Recibos pendientes de pago: valores, fechas de vencimiento y días de mora.
• Renovaciones próximas y su valor.

Mensajes de WhatsApp entre la agencia y sus clientes:

• El contenido de los mensajes enviados y recibidos, su fecha y hora, y su estado (enviado, entregado, leído).
• El número de teléfono y los identificadores que WhatsApp asigna a cada conversación.

Datos de personas que escriben a la agencia por primera vez:

• Nombre, número de celular y el seguro que les interesa.
• Los datos que ese seguro pide para cotizar, por ejemplo la placa del vehículo o la fecha de nacimiento.
• El registro de su autorización: fecha, hora y versión del texto que aceptaron.

Datos del CRM de la agencia: contactos, empresas y oportunidades de venta con su etapa, con los datos de contacto y las notas que registre el equipo de la agencia.

Datos de los usuarios de la plataforma:

• Nombre, correo electrónico y contraseña (guardada como un hash, nunca en texto plano).
• Registros de actividad: inicios de sesión y acciones como aprobar o enviar un mensaje.

Datos de la cuenta de WhatsApp Business de la agencia: identificadores de la cuenta y del número, y los tokens de acceso que entrega Meta, que se guardan cifrados.

Speechier no solicita ni trata datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes.

3. Para qué los usamos

• Calcular qué clientes tienen pagos pendientes o renovaciones próximas, según los reportes que carga la agencia.
• Preparar y enviar por WhatsApp, en nombre de la agencia y en las condiciones que ella configure, recordatorios de pago y avisos de renovación.
• Responder, por medio de un asistente, las preguntas de los clientes sobre sus pagos, pólizas y renovaciones, y pasar a un asesor de la agencia las que necesitan a una persona.
• Confirmar la identidad de un cliente antes de darle datos de su póliza, comparando el número de documento que escribe con el que tiene registrado la agencia.
• Atender a las personas que escriben a la agencia por primera vez: pedir su autorización, responder preguntas generales sobre los seguros de la agencia y recoger los datos necesarios para cotizar.
• Mostrar al equipo de la agencia las conversaciones y crear tareas para que un asesor las atienda.
• Organizar en el CRM de la agencia sus contactos, empresas y oportunidades de venta.
• Registrar cuando un cliente pide no recibir más mensajes, para no volver a escribirle.
• Dar soporte a las agencias, mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales.

Speechier no envía publicidad, no vende datos personales y no los usa para fines distintos de los descritos aquí.

4. Autorización de los titulares

Cada agencia es responsable de haber obtenido la autorización previa, expresa e informada de sus clientes para tratar sus datos y para contactarlos por WhatsApp, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las políticas de WhatsApp Business. Los usuarios de la plataforma autorizan el tratamiento de sus datos al crear su cuenta.

Cuando una persona escribe a la agencia por primera vez, el asistente le pide su autorización antes de guardar cualquier dato distinto de los mensajes de la conversación, y registra la fecha, la hora y la versión del texto que aceptó.

5. Con quién compartimos los datos

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y solo los datos necesarios:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), para entregar los mensajes y recibir las respuestas de los clientes.
• Proveedores de infraestructura en la nube, donde se alojan la aplicación y la base de datos.
• Proveedores de modelos de lenguaje alojados en Estados Unidos o en la Unión Europea, que procesan los mensajes para que el asistente pueda entenderlos y responderlos. Reciben el texto de la conversación y los datos mínimos necesarios para responder.
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exija.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia, en Estados Unidos o en la Unión Europea. Al usar el servicio, la agencia y los usuarios aceptan esa transferencia, que se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección.

6. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras la agencia use el servicio. Cuando la agencia termina su relación con Speechier, eliminamos sus datos y los de sus clientes dentro de los 30 días siguientes, salvo los que una ley nos obligue a conservar por más tiempo.

El texto de los mensajes que procesan los proveedores de modelos de lenguaje queda en nuestros registros técnicos por 90 días. Después se borra y solo se conservan conteos y costos.

7. Sus derechos

Como titular de datos personales, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio para su tratamiento.
• Saber, previa solicitud, qué uso se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

8. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a contacto@speechier.com indicando su nombre, su número de documento o de celular, y lo que solicita. Si usted es cliente de una agencia de seguros, también puede dirigirse directamente a su agencia; si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud a la agencia y le informaremos.

Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, como lo establece la Ley 1581 de 2012.

Si no quiere recibir más mensajes por WhatsApp, basta con responder al mensaje diciéndolo (por ejemplo, “no quiero más mensajes”). Ese número queda marcado y no se le volverá a escribir. Para pedir que se eliminen sus datos, siga las instrucciones de eliminación de datos.

9. Seguridad

Todo el tráfico con Speechier viaja cifrado (HTTPS). Los datos de cada agencia están separados de los de las demás y solo los ven los usuarios de esa agencia. Las credenciales de WhatsApp se guardan cifradas y las contraseñas como hash. Los números de documento se ocultan en los registros técnicos.

10. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, avisaremos a las agencias por correo.